Desafios da pandemia: produtividade e colaboração

Sabemos que a pandemia da Covid-19 acelerou a transformação digital nas empresas, assim como as forçou a adotar o home office como única jornada de trabalho possível nesses tempos de alto contágio e incertezas. Para não perder competitividade e receitas, negócios colocaram em prática antigos anseios a respeito da gestão remota e do acompanhamento da produtividade de suas equipes, apostando em conectividade, integrações e novos fluxos de trabalho.

Entre as iniciativas relacionadas à produtividade está a adoção de boas práticas de comunicação, seja por meio de plataformas de gestão de projetos, de softwares de videoconferências ou de drives compartilhados. No entanto, segundo a pesquisa A New Perspective on the Modern Workplace, realizada pela empresa de análises em TI Freeform Dynamics com apoio da Cisco, ainda que a maioria dos entrevistados se sinta mais produtiva trabalhando remotamente, alguns deles apontam desafios para alcançar o estágio de produtividade desejado.

Alta produtividade ainda é possível?

Entre os 1.500 gestores de 13 países entrevistados para o levantamento, alguns dos desafios que atrapalham a produtividade no trabalho remoto são a interrupção do fluxo de trabalho (muitas vezes pela alta demanda de reuniões ou para auxiliar colegas com sistemas operacionais), a entrega de tarefas dentro dos prazos e a tomada de decisões menos assertiva.

Para acrescentar ainda mais tempero a esse caldo, dados também apresentados pela Cisco indicam que 45% das pessoas passam mais da metade de seus dias em reuniões no contexto atual, sendo que 90% de todas as informações digitais são dados não estruturados armazenados em banco de dados díspares.

Nesse contexto, em um dia típico, os entrevistados pela Cisco indicaram que passam 36% de seu tempo de trabalho buscando ou consolidando informações – para isso, 61% dos trabalhadores utilizam quatro ou mais aplicativos para realizar suas funções, assim como 13% acessam, em média, mais de 11 apps diariamente.

Assim, para além de boas práticas de comunicação, diminuir a fricção entre times e aumentar o número e a qualidade das entregas estão diretamente ligados a encontrar uma combinação entre o uso de soluções tecnológicas e o fluxo de trabalho colaborativo. É claro que essa combinação não é fácil, afinal, exige do gestor e de todos os integrantes das equipes alguma habilidade com o ferramental tecnológico e autoconhecimento sobre fatores que os ajudam ou atrapalham durante o expediente remoto.

Nesse sentido, os early adopters são reconhecidamente mais preparados para trabalhar de casa, administrando com autonomia e flexibilidade sua rotina diária. Por outro lado, com empregados mais sêniores, o desafio pode ser um pouco maior devido aos hábitos adquiridos por toda uma vida, demandando das lideranças uma atenção maior a respeito de seu gerenciamento.

O gráfico acima apresenta algumas das alternativas que gestores têm promovido durante o período para respeitar essas diferenças, como dar mais autonomia aos empregados, possibilitar jornadas flexíveis e aplicar métodos ágeis.

Colaboração cognitiva

Se a colaboração, portanto, é a característica que deve nortear todo tipo de iniciativa que tenha como objetivo a produtividade das equipes remotas, é fundamental que ela seja considerada tanto na decisão das ferramentas tecnológicas a serem escolhidas empresas como quanto na gestão e processos dos times.

Isso significa que a preocupação não deve estar apenas em investir na integração de aplicativos, sistemas e informações que costumam produzir desconexão entre os empregados e experiências ruins para clientes externos, significa também garantir uma transição e condução de rituais estimulantes para que a comunicação aconteça de forma mais intuitiva e assertiva.

Para isso, o conceito da colaboração cognitiva permite uma integração e conectividade ainda maiores entre humanos e tecnologia por meio da eficiência operacional. Já que não encontrar a informação correta leva a uma queda de 16% na produtividade (e 44% dos entrevistados não encontram esse dado para realizar suas tarefas), a colaboração cognitiva busca unir a inteligência artificial (IA) com comunicação em nuvem e dados diversos para criar ambientes de trabalho mais inteligentes, inspiradores e inovadores.

Com relação ao tema pessoas, a colaboração cognitiva pode automatizar tarefas e eventos, otimizar fluxos de trabalho e eliminar silos organizacionais, promovendo jornadas de clientes mais significativas e criando relações mais profundas entre empresas, clientes e times. Já quanto aos processos de trabalho de cada empresa, a colaboração cognitiva é capaz de melhorar experiências, resultados e predições, trabalhando com a recomendação, identificação e antecipação de comportamentos e tendências. Assim, as equipes possuem mais dados para realização de tarefas, interações e colaborações.

Tecnologia que promove colaboração

Presente em mais de 300 municípios do Rio Grande do Sul, a Corsan (Companhia Riograndense de Saneamento) possuía grande deficiência na estrutura de comunicação interna ao contar com um sistema de telefonia obsoleto de mais de 25 anos que gerava custos altos com suporte e manutenção. Com o auxílio da Cisco, os mil telefones foram substituídos por um sistema completo de videoconferência e de telefonia IP, contando com servidores Cisco UCS, soluções de virtualização, 1500 ramais de voz sobre IP (VoIP) e plataforma de telefonia Call Manager.

Para além da redução de custos, a Corsan alcançou maior controle e gestão sobre a utilização do sistema com o registro das ligações, tarifas e bilhetagem. Ademais, a instalação do sistema de videoconferência Webex aumentou a produtividade de colaboradores chaves da companhia, que deixaram de perder de 2 a 3 dias no mês com reuniões e deslocamentos. Segundo a Corsan, as mudanças promovidas beneficiaram dois mil funcionários direta e indiretamente e foi determinante para o ganho de agilidade na tomada de decisões da empresa e de produtividade como um todo.

Outro exemplo bem-sucedido da adoção de soluções de colaboração é o da Paranaprevidência, instituição privada sem fins lucrativos ligada ao Estado do Paraná e que atende 200 mil aposentados e pensionistas do serviço público. Com o objetivo de melhorar a dinâmica de comunicação interna e contribuir para o aumento da produtividade, a empresa abriu um edital para modernização da plataforma de colaboração existente e implantação da mobilidade e trabalho remoto. Contudo, o edital apresentava uma demanda bastante desafiadora: realizar toda a virada do sistema e instalação de novos switches e softwares em apenas um final de semana.

Como resultado, a Paranaprevidência adotou serviços continuados para a implantação e operação de telefonia IP, incluindo a substituição da central de PABX convencional por Cisco Unified Communications Manager e telefones IP. Com 29 centros de atendimento no estado, a empresa contratou ainda a solução de contact center da Cisco que permite a interação do time de atendimento via redes sociais. Já com a plataforma Cisco Meetings Server, a empresa precisou implementar access points e uma rede wireless, switches de borda e core, firewall, filtro de conteúdo e programas de gerenciamento. Além disso, parte dos 450 ramais migrou para softphone, aplicativo que possibilita que os computadores assumam o papel de ramais e façam ligações pela internet.

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