Intranet 3.0: a conexão e o engajamento das equipes no pós-pandemia

Transformações aceleradas têm alterado profundamente o mundo do trabalho desde a eclosão da pandemia. A principal mudança é a consolidação dos formatos remoto e híbrido, que tendem a ganhar ainda mais espaço no Brasil. Diante desse cenário, construir um ambiente de trabalho digital para manter bons níveis de produtividade, colaboração e inovação entre colaboradores é vital para o sucesso das organizações. A chave dessa iniciativa pode estar em uma nova era das ferramentas de intranet: o conceito de workspace digital.

Com trabalhadores longe dos escritórios, a intranet ganhou protagonismo. Esse tipo de rede sempre facilitou a comunicação corporativa, mas agora está sendo repensada para assumir um papel central: ser o novo local de trabalho das organizações.

A transição para um workspace digital já estava no horizonte. O ponto é que as atuais circunstâncias exigem passos mais ousados no desenvolvimento de um recurso inovador e completo, que agregue espaços de atuação, canais de interação, ferramentas, aplicativos, banco de dados e outros instrumentos.

Porém, não é apenas uma questão de equipar a intranet com novas funcionalidades, permitindo que o trabalho seja realizado a distância — de qualquer lugar e a qualquer hora. Esse espaço precisa otimizar os processos, fortalecer o engajamento e permitir que a cultura da empresa seja transmitida. Criar algo assim é desafiador, sem dúvida, mas os líderes precisam encarar a iniciativa como uma oportunidade de redesenhar atividades, abraçar inovações e preparar caminhos flexíveis para encarar um futuro de mudanças contínuas.

Bom para os negócios

Gary Bolles, professor de futuro do trabalho da Singularity University e autor do livro The Next Rules of Work, acredita que o sucesso dos negócios diante de um futuro tão incerto é apostar em flexibilidade e capacidade de adaptação a diferentes cenários. A intranet dos novos tempos deve refletir essa mentalidade, planejada e equipada para facilitar a jornada dos colaboradores em busca de soluções para os novos desafios das organizações. Um workspace digital maduro permite reações rápidas e qualificadas, um diferencial importante no mercado.

Se quase 20% do tempo de trabalho é desperdiçado em busca de informações para a realização das tarefas, contar com uma rede agregadora pode trazer grande economia de tempo e dinheiro. Uma intranet bem planejada pode impulsionar a produtividade, agilizar a comunicação de equipes e otimizar as operações. Além disso, oferecer boas condições de trabalho é cada vez mais importante para reter talentos.

Uma solução completa de intranet contempla um conjunto de sistemas para atender as necessidades da organização. Aparelhar essa rede com os mais úteis e modernos recursos tecnológicos é a ideia geral. Entretanto, se os funcionários não entenderem o propósito e os benefícios da intranet, eles não vão tirar o melhor proveito da ferramenta, por mais qualificada que ela seja.

Para desenvolver um workspace digital avançado, é preciso focar na experiência dos colaboradores. A intranet precisa oferecer uma jornada intuitiva para apoiar pessoas que estão trabalhando na resolução de problemas complexos. Acesso fácil, estrutura descomplicada, recursos atualizados e ambientes de interação são apenas alguns dos pontos a serem considerados. A proposta centrada no colaborador é o que distingue a intranet moderna de uma intranet tradicional e desatualizada.

Como construir o workspace digital

Aperfeiçoar a intranet da empresa requer liderança proativa e visão clara do projeto. A iniciativa tem mais chance de prosperar se contar com uma equipe multifuncional. O primeiro passo é mapear as necessidades, envolvendo diferentes áreas da empresa — TI, vendas, marketing, financeiro, jurídico, RH. Os insights resultantes dessas consultas permitem estabelecer estratégias e cronogramas de execução.

Não é possível focar na experiência dos colaboradores sem entender suas demandas. Sendo assim, o segundo passo é investigar os processos das diferentes equipes para oferecer uma boa rede. Como as pessoas trabalham? Como organizam suas tarefas? Quais dificuldades enfrentam? Uma maneira eficaz de encontrar as respostas é com pesquisa de usuários. Feedback do colaborador é uma fonte rica de informação para planejar o workspace digital.

Levando em conta as orientações oferecidas por trabalhadores de diferentes áreas, é possível instalar na rede as ferramentas tecnológicas certas para as necessidades da organização, tornando a intranet um hub único de soluções flexíveis. Nessa etapa, é fundamental manter firme a estratégia construída ao longo do processo. A tecnologia deve se alinhar à visão da empresa, não o contrário.

Por fim, é preciso monitorar constantemente o uso da intranet para saber que tipos de ajustes e melhorias são necessários. Mais uma vez, a principal fonte para fazer os aperfeiçoamentos são os colaboradores que usam a rede. É um esforço contínuo, pois necessidades e dinâmicas mudam constantemente, exigindo atualização. As pessoas também podem precisar de alguns treinamentos para desfrutar de todo potencial do workspace digital.