Organização pessoal: meu método

Recebemos informação, direcionamento, lembretes e tarefas de tudo quanto é lado. No trabalho, temos nossos processos de acompanhar projetos e tarefas do dia a dia. Em casa, temos mais outros tantos de coisas que precisamos acompanhar recorrentemente ou riscar da lista.

Para completar, ainda temos aqueles projetos pessoais que gostaríamos de iniciar. Como dar conta de tudo? Como priorizar? Como evitar os momentos em que deitamos a cabeça no travesseiro e pensamos “Ah, não posso esquecer de XYZ!”.

Há 15 anos, li um livro que mudou a minha vida nesse sentido. Amante de métodos e da continuidade de otimizar minha rotina para focar no que importa, me recomendaram a leitura do livro “A arte de fazer acontecer” (ou Getting Things Done, o método GTD) de David Allen. Até hoje o meu dia a dia é baseado em conceitos do livro.

O que funciona pra mim?

O foco principal do método GTD é tirar absolutamente tudo da sua cabeça e colocar em um inbox: uma caixa de entrada de absolutamente tudo que você quer ou precisa fazer. Essa caixinha pode ser uma lista de Excel, num caderno, num software de gerenciar tarefas, post its na parede, etc. A partir daí, é fundamental revisar as prioridades de tempos em tempos. No meu caso, reviso semanalmente.

O ponto importante aqui é que tudo vai para o mesmo lugar. Assim, não é que tenho uma to-to list no meu caderno, descrevendo algumas coisas que preciso fazer, e outras no meu e-mail, ou em post it colado no meu computador.

Absolutamente tudo que preciso fazer na minha vida está em um só lugar — no meu caso, uso o software OmniFocus, que me ajuda a criar itens específicos ou recorrências. Nele, consigo inserir até o alarme de pagar IPTU anualmente.

O que não entra na inbox? Regra dos dois minutos

Uso uma dica do Allen que traz bastante agilidade: a regra dos dois minutos. Se chega um e-mail, por exemplo, e posso resolvê-lo em menos de dois minutos, eu já o respondo e arquivo.

Trabalho com o conceito de inbox zero, que busca ter a caixa de e-mails zerada até o fim do dia. Isso não quer dizer que respondo e lido com todos esses e-mails no mesmo dia. Os e-mails que chegam, e preciso trabalhar para respondê-los depois, viram um item na minha inbox a ser priorizado. O mesmo vale para mensagens de WhatsApp, Slack, etc.

Revisar sempre

Ter tudo o que precisa fazer em um só lugar pode virar uma pilha infindável de itens. Para isso, é importante constantemente revisar as prioridades e cortar da lista os itens que não fazem mais sentido.

Por exemplo, eu tinha um item na minha seção pessoal que era consertar um telefone antigo do meu avô para usá-lo em casa. Esse item esteve durante meses na lista, até que pensei que nunca iria efetivamente usá-lo (só uso celular) e que o ideal seria deixá-lo como está: um item de decoração.

Para equipes e empresas, a partir de uma estratégia clara fica mais fácil entender quais dos seus projetos não são mais prioridade e podem ser cortados ou deixados para outro momento.

No dia a dia

Todos os dias, a primeira coisa que faço é abrir a minha inbox (das tarefas, não do e-mail) e meu calendário. O calendário me relembra os compromissos do dia com outras pessoas e, no OmniFocus, onde tenho o meu inbox, vejo o que preciso fazer ou acompanhar com as equipes ao longo do dia. Todo começo e fim da semana eu revejo a inbox, reorganizo as prioridades e corto itens que não fazem mais sentido.

Mente livre e no presente

O benefício maior de um processo como esse é que tiro tudo da minha cabeça e coloco em um lugar que sei que vou olhar todos os dias e que irá “apitar” para que eu não esqueça de nada Recomendo, assim, softwares que possam criar tarefas recorrentes como lembretes, e existem vários gratuitos por aí.

Com isso, quando estou em uma reunião, com minha família ou quando vou dormir, mitigo ruídos na minha mente e os nossos não-tão-queridos “não posso esquecer de…”.

Por onde começar?

Liste tudo, absolutamente tudo que precisa fazer e coloque no seu inbox (pode ser um software, Excel, Trello, post its etc). O importante é estar tudo em um lugar.

1. Categorize os itens por macros. Exemplo: trabalho, casa, vida pessoal, pets, etc.

2. Em cada macro, priorize o que você precisa fazer este mês e o que pode deixar para depois.

3. Em cada macro, priorize o que precisa ser feito e entregue esta semana.

4. Ao final de cada semana, revisite os itens e faça o processo três e quatro novamente.

5. Qualquer coisa nova que surja, coloque no inbox. Dentro da macro definida, priorize a tarefa no final da semana, ou no mesmo dia, dependendo da urgência.

6. Paralelamente: use o conceito de inbox zero, aplicando a regra dos 2 minutos para e-mails, whatsapp, etc e verifique seu calendário ao começo de cada dia.