Trabalhador remoto sofre com a perda dos marcadores do tempo

Lidar com funcionários remotos é um desafio na melhor das circunstâncias, mas durante uma pandemia de coronavírus, esses desafios são ampliados. A maioria das pessoas nunca trabalhou remotamente. Muitos estão equilibrando o trabalho e a tarefe de cuidar dos filhos que estão em casa enquanto escolas estão fechadas. Outros estão distantes de relacionamentos e fontes de apoio cruciais. Todo mundo está lidando com uma disrupção e incerteza inéditas. E todos estão ansiosos – preocupados com a saúde, o dinheiro e o futuro.

Há muitos conselhos por aí sobre como lidar com funcionários remotos no momento. Porém, muito disso não observa um aspecto crítico da mudança para o trabalho virtual: a perda dos sinais diários sobre o tempo. Ter noção sobre o que as pessoas estão fazendo com o tempo delas facilita a coordenação e a colaboração eficazes. Quando todos estão trabalhando em lugares diferentes, esses sinais se tornam menos visíveis e mais difíceis de decifrar.

Pense num ambiente de escritório padrão: Você vê os funcionários trabalhando e tem uma noção geral do que eles estão fazendo e quando. Se você nota que a Maria tem chegado antes do normal, pode concluir que ela é dedicada ao trabalho ou precisa de ajuda com a carga de trabalho que tem.

Se você anda até a mesa do João, empolgado para falar sobre uma nova ideia, mas o vê digitando rapidamente com uma expressão séria no rosto e os fones no ouvido, você talvez decida que esse não é o melhor momento para interromper. Em vez disso, você decide ficar de olho e falar com ele quando ele levantar para tomar café.

Esses sinais de indicação de tempo sutis, mas extremamente úteis, costumam desaparecer quando trabalhamos à distância. Sim, é fácil acompanhar quem está online no Slack em certos horários ou quanto tempo uma pessoa leva para responder a uma mensagem. Mas essas pistas são mais sobre parecer estar online e atento do que sobre o que as pessoas estão conseguindo realizar.

Sem informações importantes sobre quando uma pessoa pode ser interrompida ou se ela sente que está sem tempo, gestores não podem delegar ou coordenar tão facilmente – e talvez não consigam notar problemas que prejudicam a eficiência e a colaboração.

Os próprios funcionários costumam se sentir ansiosos ao trabalhar sem os sinais de tempo aos quais estão acostumados. Como não são tão visíveis, funcionários buscam formas de demonstrar que estão engajados e disponíveis.

Eles podem presumir que precisam ficar mais à disposição e ativos que antes ao trabalhar de forma remota, talvez trabalhando mais tempo ou respondendo mais rapidamente aos e-mails.

Mas se gestores não mencionarem esses conceitos dos funcionários sobre os sinais de tempo, vai se tornar mais difícil para as pessoas focarem e finalizarem suas tarefas. Funcionários passam mais tempo online para provar que estão ali, e menos tempo trabalhando de forma produtiva, o que dificulta na hora de lidar com suas necessidades e circunstâncias pessoais.

Nossos anos de pesquisa – sobre como pessoas mandam sinais e interpretam os sinais umas das outras no trabalho, tanto no escritório e em ambientes virtuais – mostram que as pessoas não fazem escolhas independentes sobre como vão usar o tempo que têm.

Suas escolhas são muito influenciadas pelas pessoas com as quais trabalham – especialmente os gestores. Se o gestor fica até tarde no escritório, funcionários acreditam que o mesmo é esperado deles; se o gestor costuma pausar para almoçar, funcionários sentem que podem fazer o mesmo.

Agora, mais do que nunca, gestores precisam reconhecer que eles têm um papel crucial em estabelecer as expectativas sobre tempo. Os sinais de tempo têm um impacto significativo nas horas, na flexibilidade e no bem-estar do funcionário.

Aqui estão oito orientações específicas para gestores lidarem com a atual mudança para o trabalho remoto:

1. Preste atenção a produção, não tempo.

Avalie o que as pessoas faze, não quão rapidamente elas respondem a um e-mail ou quão frequentemente ficam online na Slack. Foque no que estão produzindo. A qualidade é alta? Ela atende os padrões que você estabeleceu? Conte para os funcionários que você confia que eles conseguem fazer o trabalho dentro de um período razoável.

Seja claro sobre quais tarefas são essenciais e quais podem ficar de lado no momento. Estabeleça prazos e metas bem definidos, especifique horários para discutir o progresso das tarefas e permita que seus funcionários tenham trabalhem em horários flexíveis. Lembre-se de que alguns funcionários precisarão mudar e/ou compactar suas horas de trabalho devido ao aumento de responsabilidades pessoais.

2. Fale sobre o tempo com clareza.

Crie momentos informais para checar a situação de cada funcionário e ter uma noção das necessidades, dos problemas e das pressões de cada um. Tenha empatia em relação às questões pessoais deles e ajude a pensar em soluções. Além disso, use essa oportunidade para explicar suas expectativas sobre tempo e comportamento durante a pandemia.

Seja claro e se abra sobre o que mudou para você: Quais atividades ou responsabilidades novas se misturaram com seu tempo de trabalho? Ao compartilhar suas limitações e adaptações, você garante aos seus funcionários que eles podem falar para você o que eles têm passado.

3. Apoie os limites criados pelos seus funcionários e indique quais são os seus.

Saber quando começar e quando deixar o trabalho de lado pode ser difícil para funcionários remotos, especialmente quando eles nunca trabalharam em casa antes. Exemplifique os limites ao deixar claro que você está “no escritório” e pronto para trabalhar, e fale para as pessoas quando você "está encerrando o dia”. Isso vai ajudar a tranquilizar seus funcionários, e assim vão saber que você não espera que eles trabalhem 24 horas todo dia de repente.

Mas fique atento as situações individuais: Algumas pessoas precisam trabalhar mais cedo ou mais tarde que o normal, especialmente se estão lidando com compromissos como cuidar de crianças ou dar aula para os filhos em casa. Indique quais são seis limites, mas explique que os outros talvez precisem – e podem – criar limites diferentes.

4. Evite, se possível, de enviar mensagens fora das horas de trabalho normais.

Se você precisa mandar um e-mail mais tarde, deixa claro se precisa de uma resposta imediata. Se não for o caso, diga que as pessoas devem esperar até o dia seguinte para responder.

Melhor ainda, agende seu e-mail para que tudo que não for urgente seja enviado apenas durante horas normais de trabalho. Seja direto e transparente ao dizer que não espera que as pessoas monitorem as mensagens mais do que o normal.

5. Pense bem antes de usar palavras que indicam velocidade.

Se você costuma usar expressões como “obrigada pelo retorno rápido” nas suas respostas no e-mail, avalie se elogiar a resposta ágil faz sentido agora. Era necessário receber esse retorno tão rápido?

Se não, por que esse comportamento foi recompensado? Tudo que você disser para seus funcionários manda sinais sobre como você os está avaliando.

6. Tenha cuidado ao marcar reuniões.

Reconheça que funcionários estão misturando trabalho com atividades que não têm relação com o trabalho de formas imprevisíveis. Não presuma que as pessoas têm mais tempo só porque não estão mais se deslocando ao escritório ou porque têm menos planos sociais.

Cancele chamadas que não são muito necessárias ou faça com que sejam opcionais. Mantenha reuniões focadas e produtivas, mas também forneça oportunidade para conversas informais que aconteceriam de forma espontânea na pausa para o café. Isso permite que você meça melhor como as pessoas estão se sentindo sobre a pressão do tempo e os prazos do trabalho.

7. Diminua as interrupções que não são urgentes.

Se você tem perguntas ou informações para compartilhar que não são urgentes, tente resumir esses pontos em menos mensagens para reduzir o número de interrupções.

Pense muito bem sobre como você interrompe seus funcionários: os canais de comunicação assíncronos, como e-mail ou Slack, permitem que os funcionários lidem com interrupções de maneira flexível, em seus próprios horários. Isso pode tornar os canais assíncronos uma escolha melhor durante a pandemia do que as chamadas síncronas de vídeo ou telefone, o que pressiona os funcionários a responder imediatamente.

Ligações inesperadas podem ser intrusivas agora, já que as pessoas podem estar trabalhando no quarto ou passando tempo com suas famílias durante o horário normal de trabalho.

8. Incentive os funcionários que estão trabalhando juntos para criar "horas de colaboração" informais.

Durante esse período, os funcionários podem trabalhar em tarefas individuais, mas mantendo abertas as abas do Zoom ou do Google Hangouts para poder fazer perguntas e ter discussões espontâneas.

Essas oportunidades virtuais de união mantêm os funcionários cientes do que seus colegas de trabalho estão fazendo, atendem às necessidades de coordenação imediata e mantêm relacionamentos enquanto as pessoas estão separadas fisicamente.

Adaptar-se ao trabalho remoto não é fácil, especialmente durante esse momento de incerteza e agitação extremas. Gestores irão cometer erros sobre os sinais de tempo que eles mandam, mas eles podem se abrir com os funcionários quando isso acontece – e também podem mudar de estratégia quando necessário. Estar atento aos sinais de tempo pode ajudar os gerentes a facilitar o trabalho virtual para seus funcionários e para eles mesmos.